Die ersten Schritte in ZeniCash

Das Feld „Entität" einrichten

„Entitäten" sind Kunden, Lieferanten, Partner, der Staat oder jede Person und Organisation, an die Sie zahlen oder von der Sie Geld erhalten. Vor der ersten Buchung wählen Sie in Einstellungen , ob jede Transaktion mit einer Entität verknüpft werden kann (oder muss). Diese Wahl prägt von der ersten Buchung an, wie die Daten geordnet sind.

So kommen Sie dorthin

1. Öffnen Sie ZeniCash (es erscheint das Dashboard).
2. Tippen Sie auf dieses Symbol oben rechts in der Leiste. Nur so erreichen Sie die Reiter der App: es zieht von oben einen Vorhang herunter mit den Verknüpfungen (Transaktionen, Konten, Einstellungen usw.).
3. Tippen Sie im Vorhang auf Einstellungen .
4. Suchen Sie in den Einstellungen den Abschnitt Formate .
5. Tippen Sie auf die Kachel Entitätsfeld („Entität in Transaktionen einbeziehen (Kunde/Lieferant)") — es öffnet sich eine Auswahl mit drei Optionen: Deaktiviert, Optional, Erforderlich.

Die drei Optionen

Keine Entität (in der App: Deaktiviert)

Das Feld „Entität" verschwindet vollständig aus dem Transaktionsformular. Jede Buchung wird nur mit Konto · Kategorie · Datum · Betrag erfasst (dazu Notiz und Projekt, falls genutzt). Der einfachste und schnellste Modus — drei Tipper und es ist gebucht.

Wann es sinnvoll ist: rein privater Gebrauch, wo es genügt zu wissen, in welcher Kategorie ausgegeben wurde. Passend, wenn von vornherein feststeht, dass Sie nie Rechnungen stellen oder Kontokorrente führen werden.

Optional

Das Feld „Entität" erscheint im Formular ist aber nicht verpflichtend: füllen Sie es aus, wenn es sinnvoll ist (z. B. „Kunde Johann" bei einer erhaltenen Zahlung), und lassen Sie es leer, wenn es keine Rolle spielt (z. B. der Kaffee am Morgen). Für die meisten Nutzenden empfohlen.

Wann es sinnvoll ist: gemischter Gebrauch — privat, mit etwas Übersicht darüber, wem Sie zahlen und von wem Sie erhalten (z. B. Partner, Hausverwaltung, Vermieter), ohne echte Rechnungen stellen oder ein förmliches Kontokorrent führen zu wollen. Es ist auch die empfohlene Option, solange noch nicht entschieden ist, ob Sie Entitäten ernsthaft nutzen — Sie können weiter buchen und später auf Erforderlich wechseln, ohne die bereits erfassten Daten zu verlieren.

Erforderlich (in der App: Erforderlich)

Das Feld „Entität" erscheint und ist verpflichtend: keine Transaktion lässt sich ohne zugeordnete Entität speichern. Im Formular erscheint ein weiteres Feld — „Belegnummer" — ebenfalls verpflichtend. Empfohlen für berufliche und buchhalterische Nutzung, Freiberufler und kleine Unternehmen: so ist jede Buchung zugeordnet, mit Belegnummer, von der ersten bis zur letzten.

Wann es sinnvoll ist: wenn Sie Rechnungen oder Quittungen an Kunden ausstellen, Rechnungen von Lieferanten erhalten oder einen offenen Saldo je Entität wollen — wie viel jeder Kunde schuldet, wie viel Sie jedem Lieferanten schulden. Das ist der Modus, dessen Aufzeichnung dem am nächsten kommt, was eine Steuerberatung erwartet.

Die vollständige Erklärung, wie Entitäten angelegt und verwaltet werden, eigene Typen, Sammelimport und wie sie mit Belegen und dem Kontokorrent zusammenhängen, finden Sie in D2. Entitäten und D4. Kontokorrent.

Notizfeld und Angaben in Transaktionen

Es gibt zwei Gruppen von Schaltern in den Einstellungen , die man sich am Anfang ansehen sollte — sie bestimmen, was im Formular erscheint beim Hinzufügen einer Transaktion und was in jeder Zeile der Transaktionsliste steht. Das sind reine Anzeigeoptionen und jederzeit ein- und ausschaltbar.

a) Notizfeld (unter Formate)

Unter Einstellungen → Formatesteuert der Schalter „Notizfeld (Formulare)" („Notizfeld beim Hinzufügen von Transaktionen anzeigen") , ob ein Feld „Notiz" im Formular erscheint. Nützlich für eine freie Angabe, die weder in Kategorie noch Entität passt (z. B. „Rechnung xyz", „Kaffee mit Kunde Johann"). Ausgeschaltet verschwindet das Feld aus dem Formular — passend für alle, die so schnell wie möglich buchen wollen.

b) Angaben in Transaktionen (Zeilen der Liste)

Eigener Abschnitt unter Einstellungen → Angaben in Transaktionen — „Wählen Sie, was bei jeder Transaktion in der Liste angezeigt wird." Diese Schaltern wirken auf die Liste im Bildschirm Transaktionen und auf die Buchungsblöcke des Dashboards (den Abschnitt Zuletzt und das Blatt mit allen Einnahmen und Ausgaben des Monats — siehe B9 und B5). Auf das Kontokorrent der Entität, den Kalender und die wiederkehrenden Buchungen wirken sie nicht — die haben eigene Ansichten. Vier Angaben sind immer sichtbar: Konto · Datum · Kategorie · Beruflich. Für den Rest gibt es einzelne Schaltern:

• Unterkategorie — zeigt die Unterkategorie unter der Kategorie.
• Entität — zeigt die mit der Buchung verknüpfte Entität.
• Notiz in der Liste — zeigt die Notiz (dieselbe, die im Formularfeld steht).
• Belegnummer — zeigt die Belegnummer (vor allem dann von Belang, wenn das Entitätsfeld auf Erforderlich steht — siehe Punkt 1).

Mehr eingeschaltet Schaltern = dichtere, informationsreiche Zeilen; weniger eingeschaltet Schaltern = aufgeräumtere Liste, die das Auge schneller überfliegt. Jederzeit anpassbar.

So kommen Sie dorthin

1. Tippen Sie im Dashboardauf das Symbol oben rechts in der Leiste.
2. Tippen Sie im Vorhang, der von oben herunterkommt,auf Einstellungen .
3. Für das Notizfeld: Formate Abschnitt, vor der Kachel „Entitätsfeld".
4. Für die Liste Schaltern: Angaben in Transaktionen Abschnitt, direkt unter Formate.

Die vollständige Übersicht aller Abschnitte der Einstellungen finden Sie in E. Einstellungen.

Kategorien und Unterkategorien

Die App bringt Einnahmen und Ausgaben Kategorien mit, aufgeteilt in Persönlich und Beruflich. Beim Buchen wählen Sie die Kategorie — und die Transaktion übernimmt diese Einordnung von ihr.

„Beruflich" kennzeichnet, was Arbeit, Freiberuf oder Geschäft ist, getrennt vom Privaten. Es aktiviert den Filter im Dashboard (Persönlich / Beruflich / Beides — siehe B4) und speist mit Premium das Paket für die Steuerberatung.

Hauptkategorien lassen sich bearbeiten (Name, Symbol, Farbe) und löschen, und neue lassen sich anlegen. Ohne Begrenzung, kostenlos wie mit Premium.

So erreichen Sie den Bildschirm Kategorien (und Unterkategorien)

1. Tippen Sie im Dashboardauf das Symbol oben rechts in der Leiste.
2. Tippen Sie im Vorhang, der von oben herunterkommt,auf Kategorien .
3. Die Liste erscheint in vier Feldern gruppiert (Persönlich/Beruflich × Ausgabe/Einnahme), mit einem Filter oben für nur Persönlich, nur Beruflich oder Beides.
4. Um die Unterkategorien einer Kategorie zu sehen, tippen Sie die Kategorie an — es öffnet sich ihr Bildschirm mit den Unterkategorien.

Ein anderer Weg: anlegen, ohne die Transaktion abzubrechen

Wenn Sie eine Transaktion schon begonnen haben und merken, dass die Kategorie (oder Unterkategorie) noch nicht existiert, müssen Sie nicht abbrechen , um sie anzulegen — das geht direkt an Ort und Stelle, ohne das Eingegebene zu verlieren.

• Neue Kategorie anlegen: tippen Sie am Ende der Kategorienliste im Formular auf das +. Es öffnet sich der Bildschirm zum Anlegen, mit der Art (Ausgabe/Einnahme) und der Kennzeichnung Persönlich/Beruflich bereits vorbelegt nach dem, was in der Transaktion ausgewählt ist. Nach dem Speichern erscheint die neue Kategorie sofort in der Liste und ist ausgewählt.
• Neue Unterkategorie anlegen: wählen Sie zuerst die Kategorie; tippen Sie dann erneut auf die bereits ausgewählte Kategorie — es öffnet sich ein Blatt mit der Option Unterkategorien , wo die neue Unterkategorie angelegt wird. Nach der Rückkehr steht sie zur Auswahl bereit.

Alle Einzelheiten (vier Felder, bearbeiten und zusammenführen, allgemeine gegenüber projektbezogenen Unterkategorien, Grenzen je Version) in C3. Kategorien und Unterkategorien.

Konten — kurzer, aussagekräftiger Name

Beim Anlegen eines Kontos wählen Sie eine Art aus einer vorgegebenen Liste (Bank, Ersparnisse, Investition, Kredit, Karte, Bargeld) und eine Währung. Der Name des Kontos ist frei — er darf nur nicht leer sein.

Tippen Sie im kostenlosen Version sind bis zu 3 Kontenmöglich. Mit Premiumgibt es keine Grenze.

⚠️ Sobald auf dem Konto Buchungen erfasst sindsteuert der Schalter ist die Währung festgelegt — sie lässt sich danach nicht mehr ändern. Deshalb lohnt es sich, gleich beim Anlegen die richtige Währung zu wählen.

Persönlich oder Beruflich gleich zu Beginn festlegen

Jedes Konto sollte sofort eingeordnet werden als Persönlich oder Beruflich schon beim Anlegen. Im Kontoformular gibt es den Schalter „Berufliche Ausgabe" (Symbol der Arbeitsmappe) — er ist standardmäßig aus (persönliches Konto). Wird er eingeschaltet, gilt das Konto als beruflich.

Wichtig: sobald ein Konto als beruflich gilt, kommen alle Transaktionen auf diesem Konto standardmäßig mit beruflich — sie übernehmen die Kennzeichnung des Kontos. Bei einer einzelnen Transaktion lässt sich „Beruflich" von Hand ausschalten, aber der Ausgangspunkt ist immer der des Kontos.

Deshalb lohnt es sich, die Art des Kontos gleich zu Beginn zu setzen: das erspart den Schalter bei jeder Transaktion, und die Kategorienliste im Formular erscheint bereits auf die richtige Gruppe gefiltert (Persönlich oder Beruflich).

So erreichen Sie den Bildschirm Konten

1. Tippen Sie im Dashboardauf das Symbol oben rechts in der Leiste.
2. Tippen Sie im Vorhang, der von oben herunterkommt,auf Konten.
3. Um ein neues Konto anzulegen, tippen Sie auf das + unten rechts auf dem Bildschirm.

Projekte — nur mit Premium

Projekte sind eine Funktion ausschließlich für Premium. In der kostenlosen Version erscheint die Option in den Einstellungen gar nicht. Nach dem Abschluss von Premium ist sie zunächst aus — einschalten unter Einstellungen → Projekte. Danach erscheint ein Reiter Projekte und beruflich Buchungen verlangen ein zugeordnetes Projekt.

Wichtig: das Feld Projekt erscheint nur bei Buchungen, die als beruflich gekennzeichnet sind. Diese Kennzeichnung wird im Formular standardmäßig vom Konto übernommen , das gewählt wurde — jedes Konto hat einen Schalter „Berufliche Ausgabe" ; ist er an, kommt jede Buchung auf diesem Konto mit aktivem „Beruflich" herein (und lässt sich im Formular von Hand ausschalten). Bei persönlichen Buchungen erscheint das Feld Projekt nicht.

Nützlich für Freiberuf, Beratung und Betriebe mit mehreren Kunden oder Arbeitsfeldern — es trennt berufliche Einnahmen und Ausgaben nach Projekt, statt sie alle im Topf „Beruflich" zu vermengen.

Jedes Projekt hat eine Name, Farbe, wahlweise ein Startdatum und Enddatumund einen Status: aktiv, geschlossen oder archiviert.

So schalten Sie Projekte ein (Premium)

1. Tippen Sie im Dashboardauf das Symbol oben rechts Ecke.
2. Tippen Sie im Vorhang auf Einstellungen.
3. Gehen Sie in den Einstellungen zum Abschnitt Formate und schalten Sie den Schalter ein unter Projekte.
4. Von da an heißt der Eintrag im Dashboard-Menü, der zuvor Kategorien hieß, nun Kategorien / Projekte. In diesem Bildschirm finden Sie oben zwei Reiter : Kategorien und Projekte. Auf dem Reiter Projekte werden Projekte angelegt und verwaltet.

Kategorien und Unterkategorien je Projekt

Jedes Projekt kann eine eigene Auswahl an Kategorien und Unterkategorien haben — zwei Wege, die sich verbinden lassen:

• Aus den allgemeinen auswählen: im Bildschirm des Projekts, im Abschnitt Projektkategorien (optional) , wählen Sie, welche vorhandenen Kategorien (und welche Unterkategorien darin) zur Verfügung stehen, wenn dieses Projekt in einer Transaktion gewählt ist.
• Eigene für das Projekt anlegen: Sie können neue Kategorien und Unterkategorien anlegen, die nur diesem Projekt gehören. Diese erscheinen nicht in der allgemeinen Liste der beruflichen Kategorien — sie sind nur sichtbar, wenn dieses Projekt gewählt ist.

Wenn Sie eine Kategorie oder Unterkategorie aus dem Transaktionsformular heraus anlegen (siehe Ein anderer Weg in Punkt 3) und bereits ein Projekt gewählt ist, gehört die neue automatisch ausschließlich zu diesem Projekt. Ohne gewähltes Projekt entsteht sie als allgemeine.

Meldung der App: „Wenn Sie dieses Projekt wählen, erscheinen nur diese Kategorien. Wählen Sie keine, nutzt das Projekt die allgemeinen beruflichen Kategorien."