Primeros pasos en ZeniCash

Configurar el campo Entidad

"Entidades" son los clientes, proveedores, socios, el Estado, o cualquier persona / organización a quien se hacen pagos o de quien se recibe. Antes del primer registro, se elige en Ajustes si cada movimiento debe poder (o tener que) asociarse a una entidad. Esta elección condiciona, desde el primer movimiento, la forma en que los datos quedan organizados.

Cómo llegar allí

1. Abra la aplicación ZeniCash (muestra el Panel).
2. Toque este icono en la esquina superior derecha de la barra. Es la única forma de llegar a las pestañas de la aplicación: hace bajar una cortina desde arriba con los accesos directos (Transacciones, Cuentas, Ajustes, etc.).
3. En la cortina, toque en Ajustes .
4. Dentro de Ajustes, busque la sección Formatos.
5. Toque el tile Campo Entidad ("Incluir entidad en transacciones (cliente/proveedor)") — abre un selector con las 3 opciones: Desactivado, Opcional, Obligatorio.

Las tres opciones

Sin entidad (en la app: Desactivado)

El campo "Entidad" desaparece por completo del formulario de registro. Cada movimiento queda registrado solo con cuenta · categoría · fecha · importe (más la nota y el proyecto, si se usan). Es el modo más simple y más rápido — tres toques y queda registrado.

Cuándo tiene sentido: uso puramente personal y doméstico, en el que basta con saber en qué categoría se gastó. Indicado cuando se sabe de antemano que nunca se van a emitir facturas ni hacer seguimiento de cuentas corrientes.

Opcional

El campo "Entidad" aparece en el formulario de registro, pero no es obligatorio: rellenar cuando tenga sentido (ej.: "Cliente Juan" en un pago recibido), dejar en blanco cuando no importa (ej.: el café de la mañana). Recomendado para la mayoría de los usuarios.

Cuándo tiene sentido: uso mixto — personal + algún seguimiento de a quién se paga / de quién se recibe (ej.: socio, comunidad, arrendador), sin pretender emitir facturas reales ni llevar un libro contable formal. También es la opción indicada mientras aún no se haya decidido si se van o no a usar entidades en serio — es posible ir registrando y, más adelante, pasar a Obligatorio sin perder los datos ya registrados.

Obligatorio (en la app: Obligatorio)

El campo "Entidad" aparece y es obligatorio: ningún registro puede guardarse sin una entidad asociada. Aparece otro campo más en el formulario — "Nº Documento" — también obligatorio. Recomendado para uso profesional / contable, freelancers y pequeñas empresas: garantiza que cada movimiento queda imputado, con nº de documento, del primero al último.

Cuándo tiene sentido: cuando se emiten facturas / recibos a clientes, se reciben facturas de proveedores, o se pretende un saldo "abierto" por entidad — cuánto debe cada cliente, cuánto se debe a cada proveedor. Es el modo que entrega el libro contable más cercano a lo que cualquier contable espera.

Para la explicación completa de cómo crear y gestionar entidades, tipos personalizados, importar en lote, y cómo se vinculan a las facturas y a la cuenta corriente, consultar D2. Entidades y D4. Cuenta corriente.

Campo de nota e Información de transacciones

Hay dos conjuntos de toggles en Ajustes que vale la pena revisar al inicio — afectan a lo que aparece en el formulario al añadir una transacción y en cada línea de la lista de transacciones. Todo son opciones de visualización y pueden activarse o desactivarse en cualquier momento.

a) Campo de nota (en Formatos)

En Ajustes → Formatos, el toggle "Campo de nota (formularios)" ("Mostrar campo de nota al agregar transacciones") controla si aparece un campo "Nota" en el formulario de añadir movimiento. Útil para anotar un detalle libre que no cabe en categoría ni entidad (ej.: "factura xyz", "café con el cliente Juan"). Desactivado, el campo desaparece del formulario — indicado para quien prefiere registrar lo más rápido posible.

b) Información de transacciones (líneas de la lista)

Sección propia en Ajustes → Información de transacciones — "Elige qué aparece en cada transacción de la lista." Estos toggles afectan a la lista de la pantalla Transacciones y a los bloques de movimientos del Panel (la sección Recientes y la hoja que lista todos los ingresos / gastos del mes — ver B9 y B5). No se aplican a la Cuenta corriente de la entidad, al Calendario o a los Movimientos recurrentes, que tienen vistas propias. Cuatro campos quedan siempre visibles: Cuenta · Fecha · Categoría · Profesional. Para los restantes hay toggles individuales:

• Subcategoría — muestra la subcategoría debajo de la categoría.
• Entidad — muestra la entidad asociada al movimiento.
• Nota en la lista — muestra la nota (la misma escrita en el campo del formulario).
• Nº Documento — muestra el número del documento (relevante sobre todo cuando el campo Entidad está en Obligatorio — ver item 1).

Más toggles activos = líneas más densas y ricas en información; menos toggles activos = lista más limpia, más fácil de barrer con la vista. Puede ajustarse en cualquier momento.

Cómo llegar allí

1. En el Panel, toque el icono en la esquina superior derecha de la barra.
2. En la cortina que baja desde arriba, toque en Ajustes .
3. Para el Campo de nota: sección Formatos, antes del tile "Campo Entidad".
4. Para los toggles de la lista: sección Información de transacciones, justo debajo de Formatos.

Para la referencia completa de todas las secciones de Ajustes, ver E. Ajustes.

Categorías y subcategorías

La aplicación tiene categorías de Ingresos y Gasto, divididas entre Personal y Profesional. Al registrar un movimiento, se elige la categoría — y el registro hereda de ella esa clasificación.

"Profesional" es la marca para lo que es trabajo / freelance / empresa, separada de lo que es personal. Activa el filtro del Panel (Personal / Profesional / Ambas — ver B4) y, en el plan Premium, alimenta el paquete para el contable.

Las categorías de raíz pueden ser editadas (nombre, icono, color) y eliminadas, y se pueden crear nuevas. Sin límite, en el plan gratuito o en el Premium.

Cómo llegar a la pantalla de Categorías (y subcategorías)

1. En el Panel, toque el icono en la esquina superior derecha de la barra.
2. En la cortina que baja desde arriba, toque en Categorías .
3. Aparece la lista agrupada en los 4 cuadrantes (Personal/Profesional × Gasto/Ingresos), con un filtro arriba para mostrar solo Personal, solo Profesional, o Ambas.
4. Para ver las subcategorías de una categoría, toque la categoría — abre la pantalla de sus subcategorías.

Otra forma: crear sin cancelar el registro

Si ya se ha empezado a registrar una transacción y se percibe que la categoría (o subcategoría) aún no existe, no es necesario cancelar e ir a crearla — se puede crear allí mismo, sin perder lo que ya se ha escrito.

• Crear una categoría nueva: al final de la lista de categorías del formulario, tocar el +. Abre la pantalla de creación de categoría con el tipo (gasto/ingreso) y la marca Personal/Profesional ya prerellenados según lo que esté seleccionado en el registro. Al guardar, la nueva categoría aparece de inmediato en la lista y queda seleccionada.
• Crear una subcategoría nueva: primero seleccionar la categoría; a continuación tocar otra vez esa categoría ya seleccionada — abre una hoja con la opción Subcategorías, donde se puede crear la subcategoría nueva. Al volver, queda disponible para seleccionar.

Detalle completo (4 cuadrantes, editar/fusionar, subcategorías globales vs. de proyecto, límites por plan) en C3. Categorías y subcategorías.

Cuentas — nombre corto e informativo

Al crear una cuenta, se elige un tipo de una lista predefinida (Banco, Ahorros, Inversión, Crédito, Tarjeta, Efectivo) y una moneda. El nombre de la cuenta es libre — solo no puede quedar vacío.

En el plan gratuito es posible tener hasta 3 cuentas. En el plan Premium, sin límite.

⚠️ En cuanto la cuenta tenga movimientos registrados, la moneda queda fija — no se puede cambiar después. Por eso conviene elegir la moneda correcta en el mismo momento de la creación.

Definir Personal o Profesional desde el inicio

Cada cuenta debe ser clasificada de inmediato como Personal o Profesional en el momento de la creación. En el formulario de la cuenta existe un switch "Gasto Profesional" (icono de carpeta de trabajo) — está desactivado por defecto (cuenta Personal). Activar ese switch marca la cuenta como profesional.

Importante: en cuanto la cuenta está marcada como profesional, todas las transacciones registradas en esa cuenta quedan por defecto como profesionales — heredan la marca de la cuenta. Sigue siendo posible desactivar manualmente el Profesional en un registro individual, pero el punto de partida es siempre el de la cuenta.

Por eso vale la pena definir el tipo de la cuenta desde el principio: se evita el trabajo de andar alternando el switch en cada registro, y la lista de categorías del formulario ya aparece filtrada por el conjunto correcto (Personal o Profesional).

Cómo llegar a la pantalla de Cuentas

1. En el Panel, toque el icono en la esquina superior derecha de la barra.
2. En la cortina que baja desde arriba, toque en Cuentas.
3. Para crear una cuenta nueva, toque el + en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Proyectos — exclusivo del plan Premium

Proyectos es una funcionalidad exclusiva del plan Premium. En el plan gratuito la opción ni siquiera aparece en Ajustes. Tras suscribir Premium, queda desactivada por defecto — se activa en Ajustes → Proyectos. Una vez activada, aparece una pestaña Proyectos y los movimientos profesionales pasan a exigir un proyecto asociado.

Importante: el campo Proyecto solo aparece en movimientos marcados como profesionales. Ese marcador, en el formulario del registro, es heredado por defecto de la cuenta elegida — cada cuenta tiene un toggle "Gasto profesional"; cuando está activado, cualquier movimiento en esa cuenta viene con Profesional activo (y puede desactivarse manualmente en el formulario). En movimientos personales el campo Proyecto no aparece.

Es útil para freelance, consultoría y empresas con varios clientes o frentes de trabajo — separa los ingresos y gastos profesionales por proyecto, en vez de quedar todos mezclados en el cubo "Profesional".

Cada proyecto tiene nombre, color, fecha de inicio y fecha de fin opcionales, y un estado: activo, cerrado o archivado.

Cómo activar Proyectos (Premium)

1. En el Panel, toque el icono en la esquina superior derecha.
2. En la cortina, toque en Ajustes.
3. Dentro de Ajustes, ir a la sección Formatos y activar el switch en Proyectos.
4. A partir de ahí, en el menú del Panel, el item antes llamado Categorías pasa a llamarse Categorías / Proyectos. Al abrir esa pantalla, se encuentran dos pestañas arriba: Categorías y Proyectos. Es en la pestaña Proyectos donde se crean y gestionan los proyectos.

Categorías y subcategorías por proyecto

Cada proyecto puede tener su propia selección de categorías y subcategorías — dos opciones, que se combinan:

• Seleccionar de las generales: en la pantalla del proyecto, en la sección Categorías del proyecto (opcional), se elige qué categorías (y qué subcategorías dentro de ellas) ya existentes quedan disponibles cuando ese proyecto esté seleccionado en un registro.
• Crear exclusivas del proyecto: se pueden crear categorías y subcategorías nuevas, exclusivas de ese proyecto. Estas no aparecen en la lista general de categorías profesionales — solo quedan visibles cuando ese proyecto esté seleccionado.

Cuando se crea una categoría/subcategoría desde dentro del formulario del registro (ver Otra forma en el punto 3) y existe ya un proyecto seleccionado, la nueva queda automáticamente exclusiva de ese proyecto. Sin proyecto seleccionado, se crea como general.

Mensaje de la app: "Cuando selecciones este proyecto, solo aparecen estas categorías. Si no eliges ninguna, el proyecto usa las categorías profesionales genéricas."