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Prêts et compte courant

Dans ZeniCash, le montant dû d'un prêt n'a pas besoin d'un compte dédié. Chaque entité (client, fournisseur ou « Autre ») possède un compte courant — un relevé avec solde cumulé — et c'est là que le prêt est suivi, tout comme pour les factures des clients et des fournisseurs.

Comment lire le solde du compte courant

Le solde du compte courant d'une entité suit une convention unique et est toujours affiché dans la devise de l'entité :

Les factures, paiements, avances et prêts d'une même entité se compensent entre eux au sein d'un unique solde net. Par conséquent, pour suivre un prêt de façon isolée, il est recommandé d'utiliser une entité dédiée par emprunteur.

Prêter à un tiers ou recevoir d'un tiers (avances)

Pour prêter de l'argent à quelqu'un (ou enregistrer un prêt qu'on vous a accordé), sans créer aucun nouveau compte, on utilise la zone des Avances :

  1. Créez une entité (par exemple du type « Autre ») pour l'emprunteur/le prêteur.
  2. Au moment de prêter : dans les Avances, enregistrez une « Avance accordée » (une dépense). L'argent sort de votre compte et le compte courant de l'entité affiche désormais le montant à recevoir.
  3. Lorsqu'on vous rembourse (partiellement ou totalement) : enregistrez une « Avance reçue » (un revenu). Le solde du compte courant diminue, atteignant zéro une fois le prêt liquidé.

Le montant dû reste toujours visible dans le solde du compte courant de l'entité. Les avances n'exigent aucune configuration particulière sur l'entité.

L'argent de l'entreprise sur un compte personnel, et l'inverse

Il est courant de payer une dépense de l'entreprise avec de l'argent personnel (par exemple, lorsque le compte de l'entreprise est sans solde), de recevoir sur un compte personnel ce qu'un client de l'entreprise a payé, ou de payer une dépense personnelle avec le compte de l'entreprise. Le mouvement reste de son côté — professionnel ou personnel — et garde sa catégorie réelle (par exemple, « Logiciels ») dans les rapports ; mais l'entreprise et votre poche se doivent désormais de l'argent. À partir de la version 1.7.2, cela s'enregistre sur le mouvement lui-même.

La règle : lorsque le côté du mouvement (marqué Professionnel ou non) diffère du côté du compte par lequel l'argent est passé, le mouvement figure aussi sur le compte courant de votre entreprise — l'entité indiquée dans Paramètres › Premium › Mon entreprise.

Ce qui s'est passé → ce qu'on enregistre → sur le compte courant de l'entreprise

Comment l'enregistrer

  1. Enregistrez la dépense ou le revenu comme d'habitude : le compte par lequel l'argent est passé, la catégorie réelle et, s'il y en a un, le fournisseur ou le client comme entité — avec ou sans document.
  2. Activez ou désactivez Professionnel selon le mouvement. L'ordre n'a pas d'importance : choisir un compte personnel ne retire plus la marque. Sur un nouveau mouvement, choisir le compte de l'entreprise active la marque ; pour une dépense personnelle payée par le compte de l'entreprise, désactivez-la.
  3. Lorsque les deux côtés diffèrent, le formulaire affiche la case Suivre sur le compte courant de l'entité (prêt), avec le nom de votre entreprise en dessous, déjà cochée. Laissez-la cochée et enregistrez.

La case demande Premium, votre entreprise enregistrée dans Mon entreprise avec son entité, et le mode Les deux dans Paramètres › Formats › Professionnel. Elle n'apparaît pas sur les virements, qui ont leur propre case (plus bas), ni sur les avances, ni lorsque l'entité choisie est l'entreprise elle-même — l'ancienne voie, également plus bas.

Avec et sans document

Payer ou encaisser un document par un compte de l'autre côté — dans Documents › À Payer ou À Recevoir, avec le bouton Payé / Reçu ; par exemple, la facture d'un fournisseur de l'entreprise payée par un compte personnel — affiche la même case. Le document est réglé sur le compte courant du fournisseur ou du client, et le paiement figure aussi sur le compte courant de votre entreprise.

Pour payer un document, il n'y a pas de bouton Professionnel à activer ou couper : à partir de la version 1.7.3, le paiement prend le côté du document, quel que soit le compte qui paie. Une facture professionnelle payée par un compte personnel est une dépense professionnelle sur ce compte personnel — c'est pourquoi la case apparaît. Documents professionnels et personnels ne se paient pas ensemble en un seul mouvement : l'application demande de ne sélectionner qu'un seul côté.

Sans document, le mouvement n'apparaît que sur le compte courant de votre entreprise : le compte courant d'un fournisseur ou d'un client est fait de documents et de leurs paiements.

Comment il apparaît sur le compte courant de l'entreprise

À partir de la version 1.7.8, le Portefeuille y apparaît sous son nom, dans la langue de l’application, comme dans ces exemples ; avant, ces lignes affichaient __wallet__.

Toucher une ligne ouvre le mouvement. Décocher la case ou supprimer le mouvement le retire du compte courant de votre entreprise. Dans les rapports, chaque mouvement compte une seule fois, avec sa catégorie réelle, et il n'apparaît pas dans les Avances. Dans le dossier comptable, les mêmes lignes figurent sur le relevé de votre entreprise.

Faire les comptes : le virement entre l'entreprise et votre poche

Lorsque l'argent passe réellement d'un compte à l'autre, enregistrez un virement. Avec Premium et le mode Les deux, un virement entre un compte personnel et un compte de l'entreprise affiche sa propre case, Suivre sur le compte courant de l'entité (prêt), avec Entreprise et personnel en dessous — décochée par défaut. Cochée, le virement figure aussi sur le compte courant de votre entreprise, dans le sens de l'argent : du compte de l'entreprise vers votre compte personnel, il réduit ce que l'entreprise vous doit ; de votre compte personnel vers celui de l'entreprise, il l'augmente (ou réduit ce que vous devez à l'entreprise). Ainsi, lorsque l'entreprise vous rembourse ce que vous avez payé pour elle, enregistrez un virement du compte de l'entreprise vers votre compte personnel, case cochée.

L'ancienne voie : l'entreprise elle-même comme entité

Avant la version 1.7.2, la seule voie était de choisir comme entité du mouvement celui qui vous doit l'argent — l'entreprise elle-même, par exemple — avec le « Compte de prêt » activé. Elle fonctionne toujours, et sert pour toute entité du type « Autre » qui vous doit de l'argent ; mais le mouvement perd le vrai fournisseur, puisque son entité devient celui qui doit.

Étape 1 — Préparer l'entité

  1. Ouvrez (ou créez) l'entité du type « Autre » qui représente celui qui vous doit l'argent.
  2. Activez l'interrupteur « Compte de prêt ».

Après cela, tout mouvement associé à cette entité est automatiquement traité comme un prêt dans son compte courant — sans interrupteur par écriture.

Étape 2 — Enregistrer la dépense

  1. Enregistrez la dépense normalement, avec sa catégorie réelle (par exemple « Logiciels ») et sélectionnez l'entité préparée à l'étape 1.
  2. Enregistrez.

Dans le formulaire n'apparaît qu'une indication (non modifiable) — « Suivre sur le compte courant de l'entité (prêt) » — confirmant que le mouvement sera enregistré comme un prêt. Il n'y a rien à activer ou désactiver : la décision provient de l'entité.

Le résultat :

Lorsqu'on vous rembourse le montant, enregistrez le retour comme un revenu sur la même entité : le solde du compte courant diminue jusqu'à zéro.

Le prêt et le document : deux choses différentes

Les mots Suivre sur le compte courant de l'entité (prêt) apparaissent à trois endroits du formulaire du mouvement. Dans les trois, le mouvement figure aussi sur le compte courant d'une entité, comme un prêt :

Enregistrer sur le compte courant est autre chose : une case à cocher qui apparaît lorsqu'on saisit un N° de document sur un mouvement avec entité. Cochée, elle crée un document (facture) déjà payé sur le compte courant de l'entité ; décochée, elle conserve le numéro uniquement comme référence, sans rien enregistrer sur le compte courant. C'est une fonctionnalité indépendante.

Ce qui est en retard

À partir de la version 1.5.0, un document impayé dont l’échéance est passée affiche En retard et sa date d’échéance dans le relevé, et la liste des entités indique le montant en retard de chacune. Un document qui échoit aujourd’hui n’est pas encore en retard. Un document enregistré sans échéance échoit à sa propre date.

Supprimer un paiement lié à un document

Lorsqu'un mouvement a créé un document sur le compte courant (le cas de la case « Enregistrer sur le compte courant » ci-dessus), supprimer ce mouvement supprime aussi le document — le paiement et le document vont de pair. Avant la suppression, l'application avertit : « Supprimer le paiement et le document ? ». En confirmant, les deux sont supprimés et le document cesse d'apparaître dans l'onglet Compte courant et dans À Payer.

Remarques

Obtenir l'app