Démarrage rapide

Premiers pas avec ZeniCash

Notes rapides — les quelques décisions initiales qu'il vaut la peine de prendre avant de commencer à utiliser ZeniCash sérieusement.

Démarrage rapide

Avant d'utiliser ZeniCash sérieusement, il y a des décisions initiales qu'il vaut la peine de prendre maintenant. Les reporter peut conduire à des données enregistrées différemment de ce qui était souhaité — et convertir plus tard demande du travail.

  1. Configurer le champ Entité

    Les « Entités » sont les clients, fournisseurs, associés, l'État, ou toute personne / organisation à qui l'on fait des paiements ou de qui l'on reçoit. Avant la première écriture, on choisit dans Paramètres si chaque écriture doit pouvoir (ou devoir) être associée à une entité. Ce choix conditionne, dès le premier mouvement, la façon dont les données sont organisées.

    Comment y accéder

    1. Ouvrez l'application ZeniCash (affiche le Tableau de Bord).
    2. Appuyez sur cette icône dans le coin supérieur droit de la barre. C'est la seule façon d'accéder aux onglets de l'application : elle fait descendre un rideau depuis le haut avec les raccourcis (Transactions, Comptes, Paramètres, etc.).
    3. Dans le rideau, appuyez sur Paramètres .
    4. Dans Paramètres, cherchez la section Formats.
    5. Appuyez sur la tuile Champ Entité (« Inclure une entité dans les transactions (client/fournisseur) ») — ouvre un sélecteur avec les 3 options : Désactivé, Optionnel, Obligatoire.
    Chemin jusqu'au toggle « Champ Entité » et ouverture du sélecteur avec les 3 options. (Vidéo unique partagée entre les langues — interface en anglais.)

    Les trois options

    Sans entité (dans l'application : Désactivé)

    Le champ « Entité » disparaît complètement du formulaire d'écriture. Chaque mouvement est enregistré uniquement avec compte · catégorie · date · valeur (plus la note et le projet, s'ils sont utilisés). C'est le mode le plus simple et le plus rapide — trois touches et c'est enregistré.

    Avantages

    • Formulaire plus court, écriture beaucoup plus rapide.
    • Zéro confusion : la dépense « café » n'a pas besoin d'être liée à qui que ce soit.

    Limitations

    • Pas de champ N° doc. dans le formulaire.
    • Pas de création automatique de documents à partir des écritures.
    • La vue « Documents » et le « Compte courant » des entités restent vides — il n'y a rien à y afficher.
    • Impossible de filtrer les mouvements par « à qui l'on a payé » / « de qui l'on a reçu » (uniquement par catégorie).

    Quand cela a du sens : utilisation purement personnelle et domestique, où il suffit de savoir dans quelle catégorie on a dépensé. Indiqué quand on sait d'avance qu'on ne va jamais émettre de documents ni suivre de comptes courants.

    Optionnel

    Le champ « Entité » apparaît dans le formulaire d'écriture, mais n'est pas obligatoire : remplir quand cela a du sens (ex. : « Client Jean » pour un paiement reçu), laisser vide quand cela n'a pas d'importance (ex. : le café du matin). Recommandé pour la majorité des utilisateurs.

    Important — ce qui se passe quand on renseigne l'entité

    Dans ce mode l'entité est utilisée comme étiquette (tag) : elle sert à filtrer et à grouper ensuite dans les rapports, et reste enregistrée dans le mouvement, mais ne déclenche rien d'autre. Concrètement :

    • Aucun champ « N° doc. » n'apparaît dans le formulaire (ce champ n'existe que dans le mode Obligatoire).
    • Aucun document automatique n'est créé à partir de l'écriture.
    • Le mouvement n'entre pas dans le compte courant de l'entité — le CC continue à afficher uniquement les documents et leurs paiements respectifs.

    En résumé : l'entité reste accolée au mouvement comme « étiquette de qui », mais l'application ne traite pas pour autant le mouvement comme une dette ou un encaissement de cette entité.

    Quand cela a du sens : usage mixte — personnel + un peu de suivi de qui l'on paie / de qui l'on reçoit (ex. : associé, copropriété, propriétaire), sans vouloir émettre de vrais documents ni tenir un livre comptable formel. C'est également l'option indiquée tant que l'on n'a pas encore décidé si l'on va ou non utiliser les entités sérieusement — il est possible de continuer à enregistrer et, plus tard, de passer à Obligatoire sans perdre les données déjà enregistrées.

    Obligatoire (dans l'application : Obligatoire)

    Le champ « Entité » apparaît et est obligatoire : aucune écriture ne peut être enregistrée sans une entité associée. Apparaît encore un autre champ dans le formulaire — « N° doc. » — également obligatoire. Recommandé pour un usage professionnel / comptable, freelances et petites entreprises : garantit que chaque mouvement est imputé, avec numéro de document, du premier au dernier.

    Ce que l'application fait automatiquement à chaque écriture

    En enregistrant un mouvement avec entité + N° doc., l'application crée automatiquement un document « comptant » déjà payé lié à ce mouvement :

    • Si le mouvement est un revenu → crée un document à recevoir (déjà payé).
    • Si le mouvement est une dépense → crée un document à payer (déjà payé).
    • Le document hérite des catégorie, sous-catégorie et projet du mouvement, pour sortir classé dans les rapports.
    • Le document apparaît dans la vue « Documents » de l'entité et le mouvement apparaît comme son paiement dans le Compte courant de cette entité.
    • Si le mouvement est supprimé plus tard, le document auto-créé est supprimé avec lui — il ne reste pas orphelin.

    Il est également possible de créer des documents à part (non payés, avec échéance future) et d'y associer ensuite des paiements — voir D3. Documents.

    Quand cela a du sens : lorsqu'on émet des documents / reçus aux clients, qu'on reçoit des documents de fournisseurs, ou qu'on souhaite un solde « ouvert » par entité — combien chaque client doit, combien on doit à chaque fournisseur. C'est le mode qui livre le livre comptable le plus proche de ce que n'importe quel comptable attend.

    Pour l'explication complète sur la création et la gestion des entités, les types personnalisés, l'import en lot, et la façon dont elles se lient aux documents et au compte courant, consulter D2. Entités et D4. Compte courant.

  2. Champ de note et Informations dans les transactions

    Il y a deux ensembles de toggles dans Paramètres qu'il vaut la peine de revoir au début — ils affectent ce qui apparaît dans le formulaire lors de l'ajout d'une transaction et dans chaque ligne de la liste des transactions. Tout cela est une question d'options d'affichage et peut être activé ou désactivé à tout moment.

    a) Champ de note (dans Formats)

    Dans Paramètres → Formats, le toggle « Champ de note (formulaires) » (« Afficher le champ de note lors de l'ajout de transactions ») contrôle si un champ « Note » apparaît dans le formulaire d'ajout de mouvement. Utile pour noter un détail libre qui ne tient ni dans la catégorie ni dans l'entité (ex. : « document xyz », « café avec le client Jean »). Désactivé, le champ disparaît du formulaire — indiqué pour ceux qui préfèrent enregistrer le plus vite possible.

    Où activer le Champ de note et comment il apparaît dans le formulaire d'ajout de transaction. (Vidéo unique partagée entre les langues — interface en anglais.)

    b) Informations dans les transactions (lignes de la liste)

    Section propre dans Paramètres → Informations dans les transactions — « Choisissez ce qui apparaît dans chaque transaction de la liste. » Ces toggles affectent la liste de l'écran Transactions et les blocs de mouvements du Tableau de Bord (la section Récents et la feuille qui liste tous les revenus / dépenses du mois — voir B9 et B5). Ne s'appliquent pas au Compte courant de l'entité, au Calendrier ni aux Mouvements récurrents, qui ont leurs propres vues. Quatre champs restent toujours visibles : Compte · Date · Catégorie · Professionnel. Pour les autres, il y a des toggles individuels :

    • Sous-catégorie — affiche la sous-catégorie sous la catégorie.
    • Entité — affiche l'entité associée au mouvement.
    • Note dans la liste — affiche la note (la même écrite dans le champ du formulaire).
    • N° doc. — affiche le numéro du document (pertinent surtout quand le champ Entité est en Obligatoire — voir item 1).

    Plus de toggles actifs = lignes plus denses et riches en informations ; moins de toggles actifs = liste plus épurée, plus facile à parcourir d'un coup d'œil. Peut s'ajuster à tout moment.

    Activer toutes les bascules Informations sur les transactions et l'effet sur la liste. (Vidéo unique partagée entre les langues — interface en anglais.)

    Comment y accéder

    1. Dans le Tableau de Bord, appuyez sur l'icône dans le coin supérieur droit de la barre.
    2. Dans le rideau qui descend depuis le haut, appuyez sur Paramètres .
    3. Pour le Champ de note : section Formats, avant la tuile « Champ Entité ».
    4. Pour les toggles de la liste : section Informations dans les transactions, juste en dessous de Formats.

    Pour la référence complète de toutes les sections de Paramètres, voir E. Paramètres.

  3. Catégories et sous-catégories

    L'application a des catégories de Revenu et Dépense, divisées entre Personnel et Professionnel. En enregistrant un mouvement, on choisit la catégorie — et l'écriture hérite d'elle de cette classification.

    « Professionnel » est la marque pour ce qui est travail / freelance / entreprise, séparée de ce qui est personnel. Active le filtre du Tableau de Bord (Personnel / Professionnel / les Deux — voir B4) et, dans le plan Premium, alimente le pack pour le comptable.

    Les catégories de base peuvent être modifiées (nom, icône, couleur) et supprimées, et l'on peut en créer de nouvelles. Sans limite, en plan gratuit ou en Premium.

    Comment accéder à l'écran de Catégories (et sous-catégories)

    1. Dans le Tableau de Bord, appuyez sur l'icône dans le coin supérieur droit de la barre.
    2. Dans le rideau qui descend depuis le haut, appuyez sur Catégories .
    3. Apparaît la liste regroupée en 4 quadrants (Personnel/Professionnel × Dépense/Revenu), avec un filtre en haut pour afficher uniquement Personnel, uniquement Professionnel, ou les Deux.
    4. Pour voir les sous-catégories d'une catégorie, appuyez sur la catégorie — ouvre l'écran de ses sous-catégories.
    Chemin jusqu'à l'écran de Catégories et sous-catégories. (Vidéo unique partagée entre les langues — interface en anglais.)

    Autre façon : créer sans annuler l'écriture

    Si l'on a déjà commencé à enregistrer une transaction et que l'on s'aperçoit que la catégorie (ou sous-catégorie) n'existe pas encore, pas besoin d'annuler et d'aller la créer — on peut la créer sur place, sans perdre ce qui a déjà été saisi.

    • Créer une nouvelle catégorie : à la fin de la liste de catégories du formulaire, appuyer sur le +. Ouvre l'écran de création de catégorie avec le type (dépense/revenu) et la marque Personnel/Professionnel déjà pré-remplis selon ce qui est sélectionné dans l'écriture. En enregistrant, la nouvelle catégorie apparaît immédiatement dans la liste et reste sélectionnée.
    • Créer une nouvelle sous-catégorie : sélectionner d'abord la catégorie ; ensuite appuyer à nouveau sur cette catégorie déjà sélectionnée — ouvre une feuille avec l'option Sous-catégories, où l'on peut créer la nouvelle sous-catégorie. En revenant, elle est disponible pour être sélectionnée.
    Créer catégorie et sous-catégorie depuis l'écriture elle-même. (Vidéo unique partagée entre les langues — interface en anglais.)

    Détail complet (4 quadrants, modifier/fusionner, sous-catégories globales vs. de projet, limites par plan) dans C3. Catégories et sous-catégories.

  4. Comptes — nom court et informatif

    En créant un compte, on choisit un type dans une liste pré-définie (Banque, Épargne, Investissement, Crédit, Carte, Espèces) et une devise. Le nom du compte est libre — il ne peut juste pas rester vide.

    Dans le plan gratuit, il est possible d'avoir jusqu'à 3 comptes. Dans le plan Premium, sans limite.

    ⚠️ Dès que le compte a des mouvements enregistrés, la devise est figée — impossible de la changer après. Il vaut donc mieux choisir la devise correcte dès le moment de la création.

    Définir Personnel ou Professionnel dès le début

    Chaque compte doit être immédiatement classé comme Personnel ou Professionnel au moment de la création. Dans le formulaire du compte il existe un switch « Dépense Professionnelle » (icône de dossier de travail) — il est désactivé par défaut (compte Personnel). Activer ce switch marque le compte comme professionnel.

    Important : dès que le compte est marqué comme professionnel, toutes les transactions enregistrées dans ce compte sont par défaut professionnelles — elles héritent de la marque du compte. Il reste possible de désactiver manuellement le Professionnel dans une écriture individuelle, mais le point de départ est toujours celui du compte.

    Cela vaut donc la peine de définir le type du compte dès le début : on évite d'avoir à basculer le switch à chaque écriture, et la liste de catégories du formulaire apparaît déjà filtrée par le bon ensemble (Personnel ou Professionnel).

    Comment accéder à l'écran de Comptes

    1. Dans le Tableau de Bord, appuyez sur l'icône dans le coin supérieur droit de la barre.
    2. Dans le rideau qui descend depuis le haut, appuyez sur Comptes.
    3. Pour créer un nouveau compte, appuyez sur le + dans le coin inférieur droit de l'écran.
    Chemin jusqu'à Comptes, création d'un nouveau compte et activation du switch « Dépense Professionnelle ». (Vidéo unique partagée entre les langues — interface en anglais.)

  5. Projets — exclusivité du plan Premium

    Projets est une fonctionnalité exclusivement réservée au plan Premium. Dans le plan gratuit, l'option n'apparaît même pas dans Paramètres. Après avoir souscrit Premium, elle est désactivée par défaut — elle s'active dans Paramètres → Projets. Une fois activée, apparaît un onglet Projets et les mouvements professionnels exigent désormais un projet associé.

    Important : le champ Projet n'apparaît que dans les mouvements marqués comme professionnels. Ce marqueur, dans le formulaire de l'écriture, est hérité par défaut du compte choisi — chaque compte a un toggle « Dépense Professionnelle » ; lorsqu'il est activé, tout mouvement dans ce compte arrive avec Professionnel actif (et peut être désactivé manuellement dans le formulaire). Dans les mouvements personnels, le champ Projet n'apparaît pas.

    C'est utile pour les freelances, la consultance et les entreprises avec plusieurs clients ou fronts de travail — cela sépare les revenus et dépenses professionnels par projet, au lieu qu'ils restent tous mélangés dans le seau « Professionnel ».

    Chaque projet a un nom, une couleur, une date de début et une date de fin optionnelles, et un état : actif, fermé ou archivé.

    Comment activer Projets (Premium)

    1. Dans le Tableau de Bord, appuyez sur l'icône dans le coin supérieur droit.
    2. Dans le rideau, appuyez sur Paramètres.
    3. Dans Paramètres, aller à la section Formats et activer le switch en Projets.
    4. À partir de là, dans le menu du Tableau de Bord, l'item auparavant appelé Catégories devient Catégories / Projets. En ouvrant cet écran, on trouve deux onglets en haut : Catégories et Projets. C'est dans l'onglet Projets que l'on crée et gère les projets.
    Où activer les Projets : Paramètres → Formats → bascule Projets. (Vidéo unique partagée entre les langues — interface en anglais.)

    Catégories et sous-catégories par projet

    Chaque projet peut avoir sa propre sélection de catégories et sous-catégories — deux options, qui se combinent :

    • Sélectionner parmi les générales : sur l'écran du projet, dans la section Catégories du projet (optionnel), on choisit quelles catégories (et quelles sous-catégories à l'intérieur d'elles) déjà existantes restent disponibles quand ce projet est sélectionné dans une écriture.
    • Créer des exclusives au projet : on peut créer des catégories et sous-catégories nouvelles, exclusives à ce projet. Celles-ci n'apparaissent pas dans la liste générale de catégories professionnelles — elles ne sont visibles que lorsque ce projet est sélectionné.

    Lorsqu'on crée une catégorie/sous-catégorie depuis le formulaire de l'écriture (voir Autre façon au point 3) et qu'il existe déjà un projet sélectionné, la nouvelle devient automatiquement exclusive à ce projet. Sans projet sélectionné, elle est créée comme générale.

    Message de l'application : « Lorsque vous sélectionnez ce projet, seules ces catégories apparaissent. Si vous n'en choisissez aucune, le projet utilise les catégories professionnelles génériques. »

    Créer un projet et sélectionner ou créer des catégories/sous-catégories. (Vidéo unique partagée entre les langues — interface en anglais.)
Obtenir l'app