Primeiros passos na ZeniCash

Configurar o campo Entidade

"Entidades" são os clientes, fornecedores, sócios, o Estado, ou qualquer pessoa / organização a quem se fazem pagamentos ou de quem se recebe. Antes do primeiro lançamento, escolha-se em Definições se cada lançamento deve poder (ou ter de) ser associado a uma entidade. Esta escolha condiciona, desde o primeiro movimento, a forma como os dados ficam organizados.

Como chegar lá

1. Abra a aplicação ZeniCash (apresenta o Painel).
2. Toque neste ícone no canto superior direito da barra. É a única forma de chegar aos separadores da aplicação: faz descer uma cortina a partir do topo com os atalhos (Transações, Contas, Definições, etc.).
3. Na cortina, toque em Definições .
4. Dentro de Definições, procure a secção Formatos.
5. Toque no tile Campo Entidade ("Incluir entidade nas transações (cliente/fornecedor)") — abre um seletor com as 3 opções: Desativado, Opcional, Obrigatório.

As três opções

Sem entidade (na app: Desativado)

O campo "Entidade" desaparece completamente do formulário de lançamento. Cada movimento fica registado apenas com conta · categoria · data · valor (mais a nota e o projeto, se forem usados). É o modo mais simples e mais rápido — três toques e está lançado.

Quando faz sentido: utilização puramente pessoal e doméstica, em que basta saber em que categoria se gastou. Indicado quando se sabe à partida que nunca se vão emitir faturas nem acompanhar contas correntes.

Opcional

O campo "Entidade" aparece no formulário de lançamento, mas não é obrigatório: preencher quando fizer sentido (ex.: "Cliente João" num pagamento recebido), deixar em branco quando não importa (ex.: o café da manhã). Recomendado para a maioria dos utilizadores.

Quando faz sentido: uso misto — pessoal + algum acompanhamento de a quem se paga / de quem se recebe (ex.: sócio, condomínio, senhorio), sem pretender emitir faturas reais nem manter um livro contabilístico formal. Também é a opção indicada enquanto ainda não estiver decidido se vão ou não usar-se entidades a sério — é possível ir lançando e, mais tarde, passar para Obrigatória sem perder os dados já registados.

Obrigatória (na app: Obrigatório)

O campo "Entidade" aparece e é obrigatório: nenhum lançamento pode ser guardado sem uma entidade associada. Aparece ainda outro campo no formulário — "Nº de fatura" — também obrigatório. Recomendado para uso profissional / contabilístico, freelancers e pequenas empresas: garante que cada movimento fica imputado, com nº de documento, do primeiro ao último.

Quando faz sentido: quando se emitem faturas / recibos a clientes, se recebem faturas de fornecedores, ou se pretende saldo "em aberto" por entidade — quanto deve cada cliente, quanto se deve a cada fornecedor. É o modo que entrega o livro contabilístico mais próximo do que qualquer contabilista espera.

Para a explicação completa de como criar e gerir entidades, tipos personalizados, importar em lote, e como elas se ligam às faturas e à conta corrente, consultar D2. Entidades e D4. Conta corrente.

Campo de Nota e Informação nas transações

Há dois conjuntos de toggles em Definições que vale a pena rever no início — afetam o que aparece no formulário ao adicionar uma transação e em cada linha da lista de transações. Tudo são opções de visualização e podem ser ligadas ou desligadas a qualquer momento.

a) Campo de Nota (em Formatos)

Em Definições → Formatos, o toggle "Campo de nota (formulários)" ("Mostrar campo de nota na adição de transações") controla se aparece um campo "Nota" no formulário de adicionar movimento. Útil para anotar um detalhe livre que não cabe em categoria nem entidade (ex.: "fatura xyz", "café com o cliente João"). Desactivado, o campo desaparece do formulário — indicado para quem prefere lançar o mais rápido possível.

b) Informação nas transações (linhas da lista)

Secção própria em Definições → Informação nas transações — "Escolha o que aparece em cada transação na lista." Estes toggles afetam a lista do ecrã Transações e os blocos de movimentos do Painel (a secção Recentes e a folha que lista todas as receitas / despesas do mês — ver B9 e B5). Não se aplicam à Conta corrente da entidade, ao Calendário ou aos Movimentos recorrentes, que têm vistas próprias. Quatro campos ficam sempre visíveis: Conta · Data · Categoria · Profissional. Para os restantes há toggles individuais:

• Subcategoria — mostra a subcategoria por baixo da categoria.
• Entidade — mostra a entidade associada ao movimento.
• Nota na lista — mostra a nota (a mesma escrita no campo do formulário).
• Nº Fatura — mostra o número da fatura (relevante sobretudo quando o campo Entidade está em Obrigatório — ver item 1).

Mais toggles activos = linhas mais densas e ricas em informação; menos toggles activos = lista mais limpa, mais fácil de varrer com a vista. Pode ajustar-se a qualquer momento.

Como chegar lá

1. No Painel, toque no ícone no canto superior direito da barra.
2. Na cortina que desce do topo, toque em Definições .
3. Para o Campo de Nota: secção Formatos, antes do tile "Campo Entidade".
4. Para os toggles da lista: secção Informação nas transações, logo abaixo da Formatos.

Para a referência completa de todas as secções de Definições, ver E. Definições.

Categorias e subcategorias

A aplicação tem categorias de Receita e Despesa, divididas entre Pessoal e Profissional. Ao lançar um movimento, escolhe-se a categoria — e o lançamento herda dela essa classificação.

"Profissional" é a marca para o que é trabalho / freelance / empresa, separada do que é pessoal. Activa o filtro do Painel (Pessoal / Profissional / Ambos — ver B4) e, no plano Premium, alimenta o pacote para o contabilista.

As categorias de raiz podem ser editadas (nome, ícone, cor) e apagadas, e podem criar-se novas. Sem limite, no plano grátis ou no Premium.

Como chegar ao ecrã de Categorias (e subcategorias)

1. No Painel, toque no ícone no canto superior direito da barra.
2. Na cortina que desce do topo, toque em Categorias .
3. Aparece a lista agrupada nos 4 quadrantes (Pessoal/Profissional × Despesa/Receita), com um filtro no topo para mostrar só Pessoal, só Profissional, ou Ambos.
4. Para ver as subcategorias de uma categoria, toque na categoria — abre o ecrã das subcategorias dela.

Outra forma: criar sem cancelar o lançamento

Se já se começou a registar uma transação e se percebe que a categoria (ou subcategoria) ainda não existe, não é preciso cancelar e ir criá-la — pode-se criar ali mesmo, sem perder o que já foi escrito.

• Criar uma categoria nova: no fim da lista de categorias do formulário, tocar no +. Abre o ecrã de criação de categoria com o tipo (despesa/receita) e a marca Pessoal/Profissional já pré-preenchidos conforme o que está selecionado no lançamento. Ao guardar, a nova categoria aparece de imediato na lista e fica selecionada.
• Criar uma subcategoria nova: primeiro selecionar a categoria; em seguida tocar outra vez nessa categoria já selecionada — abre uma folha com a opção Subcategorias, onde se pode criar a subcategoria nova. Ao voltar, fica disponível para selecionar.

Detalhe completo (4 quadrantes, editar/fundir, subcategorias globais vs. de projeto, limites por plano) em C3. Categorias e subcategorias.

Contas — nome curto e informativo

Ao criar uma conta, escolhe-se um tipo de uma lista pré-definida (Banco, Poupança, Investimento, Crédito, Cartão, Dinheiro) e uma moeda. O nome da conta é livre — só não pode ficar vazio.

No plano gratuito é possível ter até 3 contas. No plano Premium, sem limite.

⚠️ Assim que a conta tiver movimentos lançados, a moeda fica fixa — não se pode mudar depois. Por isso convém escolher a moeda certa logo no momento da criação.

Definir Pessoal ou Profissional desde o início

Cada conta deve ser logo classificada como Pessoal ou Profissional no momento da criação. No formulário da conta existe um switch "Despesa Profissional" (ícone de pasta de trabalho) — está desligado por defeito (conta Pessoal). Ligar esse switch marca a conta como profissional.

Importante: assim que a conta está marcada como profissional, todas as transações registadas nessa conta ficam por defeito como profissionais — herdam a marca da conta. Continua a ser possível desligar manualmente o Profissional num lançamento individual, mas o ponto de partida é sempre o da conta.

Por isso vale a pena definir o tipo da conta logo no início: evita-se o trabalho de andar a alternar o switch em cada lançamento, e a lista de categorias do formulário já aparece filtrada pelo conjunto certo (Pessoal ou Profissional).

Como chegar ao ecrã de Contas

1. No Painel, toque no ícone no canto superior direito da barra.
2. Na cortina que desce do topo, toque em Contas.
3. Para criar uma conta nova, toque no + no canto inferior direito do ecrã.

Projetos — exclusivo do plano Premium

Projetos é uma funcionalidade exclusiva do plano Premium. No plano gratuito a opção nem sequer aparece em Definições. Após subscrever Premium, fica desligada por defeito — ativa-se em Definições → Projetos. Uma vez ativada, aparece um separador Projetos e os movimentos profissionais passam a exigir um projeto associado.

Importante: o campo Projeto só aparece em movimentos marcados como profissionais. Esse marcador, no formulário do lançamento, é herdado por defeito da conta escolhida — cada conta tem um toggle "Despesa profissional"; quando está ligado, qualquer movimento nessa conta vem com Profissional ativo (e pode ser desligado manualmente no formulário). Em movimentos pessoais o campo Projeto não aparece.

É útil para freelance, consultoria e empresas com vários clientes ou frentes de trabalho — separa as receitas e despesas profissionais por projeto, em vez de ficarem todas misturadas no balde "Profissional".

Cada projeto tem nome, cor, data de início e data de fim opcionais, e um estado: ativo, fechado ou arquivado.

Como ativar Projetos (Premium)

1. No Painel, toque no ícone no canto superior direito.
2. Na cortina, toque em Definições.
3. Dentro de Definições, ir à secção Formatos e ligar o switch em Projetos.
4. A partir daí, no menu do Painel, o item antes chamado Categorias passa a chamar-se Categorias / Projetos. Abrindo esse ecrã, encontram-se dois separadores no topo: Categorias e Projetos. É no separador Projetos que se criam e gerem os projetos.

Categorias e subcategorias por projeto

Cada projeto pode ter a sua própria seleção de categorias e subcategorias — duas opções, que se combinam:

• Selecionar das gerais: no ecrã do projeto, na secção Categorias do projeto (opcional), escolhe-se quais categorias (e quais subcategorias dentro delas) já existentes ficam disponíveis quando esse projeto estiver selecionado num lançamento.
• Criar exclusivas do projeto: podem criar-se categorias e subcategorias novas, exclusivas desse projeto. Estas não aparecem na lista geral de categorias profissionais — só ficam visíveis quando esse projeto estiver selecionado.

Quando se cria uma categoria/subcategoria de dentro do formulário do lançamento (ver Outra forma no ponto 3) e existe já um projeto selecionado, a nova fica automaticamente exclusiva desse projeto. Sem projeto selecionado, é criada como geral.

Mensagem da app: "Quando seleccionares este projeto, só aparecem estas categorias. Se não escolheres nenhuma, o projeto usa as categorias profissionais genéricas."